Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů a co bude třeba připravit.

Od roku 2026 se pro zaměstnavatele zavádí tzv. jednotné měsíční hlášení. Místo desítek různých formulářů pro finanční úřad a správu sociálního zabezpečení bude podávat jeden souhrnný výkaz, který zahrne údaje o mzdách, odvodech na sociální pojištění i zálohách na daň ze závislé činnosti. Cílem je zjednodušit administrativu a omezit duplicitní vykazování.

Hlášení se bude podávat elektronicky (ePortál ČSSZ, datová schránka nebo technické datové rozhraní) a bude mít jednotnou strukturu. Zaměstnavatelé v něm uvedou informace o jednotlivých zaměstnancích, pracovních poměrech, odvodech a dalších údajích, které dnes běžně hlásí v několika různých tiskopisech. Přechodné období počítá s tím, že za měsíc leden až březen 2026 bude možné hlášení doposlat ve zvláštní lhůtě, aby byl na změnu čas.

Pro firmy to v praxi znamená potřebu připravit mzdový software a interní procesy tak, aby uměly nový výkaz správně vytvořit a odeslat. Vyplatí se proto zkontrolovat nastavení mezd už v průběhu roku 2025 a ověřit si u dodavatele systému, že je na jednotné hlášení připraven. Včasná příprava pomůže předejít chybám a sankcím hned v prvních měsících roku 2026.

Jednotné měsíční hlášení začne zaměstnavatelům povinně nahrazovat stávající výkazy postupně. Zákon počítá s tím, že ostrý start bude od začátku roku 2026, ale první odesílání nového hlášení bude fakticky probíhat až od jara - v průběhu dubna, kdy se budou podávat výkazy za první měsíce roku. Díky tomu je několik měsíců prostoru na úpravu mzdového softwaru i zaškolení lidí, kteří hlášení podávají.

Je také potřeba počítat s tím, že stát si v rámci jednotného hlášení vyžádá o zaměstnancích více údajů, než je dnes v některých formulářích běžné. Zaměstnavatelé tak budou muset doplnit v personalistice a mzdách chybějící informace, aby bylo možné nový výkaz bez problémů sestavit a odeslat. Vyplatí se proto projít karty zaměstnanců už nyní a ověřit, že potřebné údaje již máte v systému správně a úplně.

Kromě samotného podávání jednotného hlášení bude mít zaměstnavatel nové povinnosti už na začátku - bude se muset do systému včas registrovat jako plátce, který hlášení podává, a ověřit si přístupové údaje a oprávnění osob, které za firmu výkazy odesílají. Následně bude nutné dohlásit nebo zkontrolovat všechny zaměstnance, aby byli v evidenci správně uvedeni a při prvním podání nedošlo k chybám v identifikaci ani v odvodech.

Jednotné hlášení bude stát párovat podle jednotných identifikátorů zaměstnavatele a zaměstnanců, aby bylo jednoznačně vidět, jaké odvody byly komu a za koho zaplacené, i když zaměstnanec během let mění práce.